テレワークにおけるコミュニケーション課題解決には「プレゼンス機能」が有効。ツール7選

テレワークで仕事をしているとオフィスにいる時とは違いって仕事をしている同僚の姿が見えないため、コミュニケーションがとりづらいという課題があります。この記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの課題に対するソリューションとして、「プレゼンス機能」についてご紹介します。

プレゼンス機能

テレワークをしていて離れた場所にいる同僚と連絡を取りたいとき、相手が何をしているのか分からないため、今電話しても良いタイミングかどうかわからないので連絡しづらいというケースがあります。

そのような時に便利なのが、相手のプレゼンス(在席)状況を教えてくれる「プレゼンス機能」です。

現在世の中にあるツールのプレゼンス機能は大きく分けて3つに分類されます。

  1. 特別なデバイスを使って在席しているかまたどこにいるかを自動的に判断するもの。
  2. カメラを使って、相手の様子をみせることでプレゼンス状況を判断するもの。
  3. 自分でパソコンにプレゼンス状況を入力したり、パソコンの稼働状況より、自動的に判断してプレゼンス状況を判断するもの。

今回は3番目に属するツールについて説明します。

チャットツール

Slack / Slack Technologies Inc.

Slackは2019年2月時点で1日1000万人以上が利用する、チームコミュニケーションツールです。グループチャットやダイレクトメッセージ機能の他に、音声通話もサポートされています。

Slackでは「ログイン状態」によってその人がアクティブかどうかを判断することができます。これは、Slackがアプリの使用状況に基づいて自動でアクティブ、離席中、おやすみモードを判断します。

Slack 公式ページ

Teams / 日本マイクロソフト(株)

Teams はコミュニケーションツールですがオンライン会議などで使用している企業も多くあると思います。その中の機能に「プレゼンス情報」があります。これは自分が今どんな状態かを相手に知らせることできる機能です。パソコンの稼働状況やOutlookに登録したカレンダー情報によりプレゼンスの状況が自動に設定されます。また手動により状態を変えることもできます。

パソコンの稼働状況やOutlookの予定などで自動に設定されるステータスは 連絡可能、一時退席中、退席中/退席中表示、業務時間外、取り込み中、通話中、電話会議中、応答不可、発表中、外出中、オフライン、不明などがあります。

手動で設定できるステータスには 連絡可能、一時退席中、退席中/退席中表示、業務時間外、取り込み中、応答不可などがあります。

Teams 公式ページ

バーチャルオフィスツール

roundz / ラウンズ株式会社

roundz(ラウンズ)は、テレワークでもチームで同じ空間で働いているような環境を実現するバーチャルオフィスです。キーボードの利用状況や、Googleカレンダーのの予定からプレゼンスの状況が自動に設定されるため、離席時、作業開始時の操作忘れは心配ありません。また「今は話しかけないで欲しい」というときは手動で「取込み中」に設定することができます。

自動で更新されるステータスは「 連絡可能」「一時退席中」「応答不可」の3種類ですが、この他に「🍙  ランチ中」など、アイコンとステータスを自由に組み合わせて表示することができます。

ラウンズ 公式ページ

Sococo Virtual Office / SOCOCO

Sococoはアバターを操作し、文字や声、映像などで、テレワークでも簡単にコミュニケーションをとることができる仮想オフィスコミュニケーションツールです。その中の一つの機能に状態の設定がありますのでそれを利用してプレゼンス状況を知らせることができます。

プレゼンス状況のステータスは、利用可能、離席、忙しい、取り込み中 から選択できコメントも記入できるので離席時にいつ戻ってくるのかのメッセージも書き込めます。それらのプレゼンス状況はアバターにオンマウスで表示されます。

Sococo 公式ページ

勤怠管理ツール

F-Chair+ / 株式会社テレワークマネジメント

https://fchair-plus.jp/

F-Chair+はテレワーカーの勤務状況を可視化する勤怠管理システムですが、ワンクリック時間記録の機能を使うことで、「着席」「退席」をクリックするだけの操作により在席状況を設定することができます。着席や退席した時間が記録され、それを見ることで、相手のプレゼンス状況を知ることができます。

Iruca / 合同会社テンマド

https://iruca.co/

irucaは簡単に在席・離席のステータスを管理できる在席管理ツールです。

自分でステータスを在席、取込中、離籍、外出、休暇の中から設定することができます。最後にステータスを変更してからの経過時間も表示されます。また自分で好きなコメントも入れることができます。

Slack、チャットワーク、LINEと連携でき、それらにステータスの変更を通知したりできます。またAPIも準備されています。

ジョブカン / 株式会社Donuts

https://jobcan.ne.jp/

ジョブカンはリアルタイムで従業員の勤務状況を確認できる出勤管理システムです。

LINEやSlackなどを用いた打刻も可能です。打刻の数に応じて、出勤・休憩・退勤などを自動判定しているので出勤や退勤などの項目を選ぶ必要はありません。

リアルタイムで管理できますが管理画面から行うためメンバー同士の在席状況を知るのにはあまり向いていないかもしれません。

まとめ

テレワーク中にオフィスにいる相手に連絡を取りたい場合、また オフィスからテレワーカーに連絡を取りたい場合、相手の状況が分からないので連絡取りづらい時がよくあります。そのような時は相手のプレゼンス状況を教えてくれるツールが利用できます。

プレゼンス状況ツールはコミュニケーションツールや勤怠管理ツールの一つの機能になっているものや単独でプレゼンス状況を表示できるツールなどがあります。