COVID-19 （新型コロナウイルス）感染拡大防止によりテレワーク（在宅勤務）を導入する企業が増えましたが、社員同士のコミュニケーションやマネジメント・管理に課題が生じています。
今回ご紹介する「プレゼンス機能・在席管理ツール」とは、テレワークやハイブリッドワークはもちろん、オフィスで自分の席を持たない「フリーアドレス制」などの”ニューノーマル”な働き方に最適なソリューションとして、注目が高まっています。
この記事では、テレワークにおける社員同士のコミュニケーションや管理の課題に対するソリューションとして、「プレゼンス機能・在席管理ツール」についてご紹介します。
Contents
プレゼンス機能・在席管理ツールとは？
プレゼンス機能とは、同僚がその時「仕事中」「離席中」「オンライン」「休憩中」「会議中」などのステータス（＝どういう状態なのか）がリアルタイムでわかる機能のことです。主に勤怠管理ツール、仮想オフィスツール、チャットツールなどのコミュニケーションツールの一機能として「プレゼンス機能」「在席管理機能」「ステータス機能」と呼ばれます。
在席管理ツールとは、プレゼンス機能がメインのツールとなっており、これに予定表などの別の機能がつくこともあります。
どちらも、テレワーク・リモートワークやフリーアドレスのオフィスなど、近くにいないチームメンバーが「今どういう状態なのか」把握できることが特長です。
プレゼンス機能・在席管理ツールを利用するメリットとは？
メリット① コミュニケーションをスピードアップできる
テレワーク（在宅勤務）やフリーアドレス制のオフィスで起こる一番の問題は、コミュニケーションのスピードが落ちることです。同じ部屋で働いていれば「今話しかけても良さそう」「今なんだか忙しそう」などの同僚の様子を把握することができますが、テレワークではそれができません。また、テレワークとオフィス出社が混在するハイブリッドワークの場合「今誰がどこにいるのか分からない」ことが往々にして起こります。
結果として、「今邪魔をしたら悪いからあとにしよう」と問題や相談事を後回しにしがちで、ビジネススピードが遅くなってしまいます。
プレゼンス機能があれば「オンライン」「今忙しいです」などの相手の状況、ステータスを把握できるため、気軽に電話したりコールするなど、リアルタイムでコミュニケーションをとりやすくなります。
メリット② 管理職は不安を減らせる（※ただし「監視」にならないよう注意が必要）
テレワーク（在宅勤務）やフリーアドレス制のオフィスでは、上司から部下の姿が見えないため「今働いているのかな？」「困ったことはないかな？」などの不安を感じがちです。PCから一定時間離れたことがわかるなど、細かいステータスが設定できるプレゼンス機能のあるツールを導入することで、これらの不安を低減することが可能となります。
一方、部下は「上司から見張られている」と感じがちなので、ツールを選ぶ際には管理不安と監視感のバランスに注意する必要があります。
プレゼンス機能のあるツール・在席管理ツールの選び方とは？
ポイント① ステータスの設定方法
管理不安を払拭するのが目的な方は、ステータスをどのように設定するかについて注意してツールを選びましょう。
「出社中」「会議中」などのステータスをどのように設定するかは重要なポイントです。現在、主に３種類のものがあります。
カメラ・センサーを利用するもの：
カメラやセンサーを利用して相手の顔を認識し、本当にPCの前にいるかどうかを確認するタイプです。社員が本当に働いているのか監視を強くしたいチーム・企業にはおすすめですが、監視されることで社員の士気が下がってしまう可能性もあるため注意が必要です。プライバシーにも配慮する必要があります。
手動でステータスを設定するもの：
利用する人が自分で「仕事中」「会議中」などの設定をできるタイプです。決められたステータスを選択できるものや、文字と絵文字を組み合わせて「食事中🍙」など自分で新しいステータスを作れるものもあります。自分で設定できるため自由度が高くなりますが、設定することを忘れてしまう可能性があることには注意しましょう。
自動でステータスが設定されるもの：
パソコンがスリープかそうでないかや、その時に利用しているアプリやカレンダーの予定などから自動的に判断してステータスを表示してくれるタイプです。その時に利用しているアプリの名前をそのまま表示するものや、例えば「zoom」を利用している時に「会議中」と表示するものなど様々なタイプがあります。あまり監視感を強くしたくないチームにはオススメです。
ポイント② ツール自体のタイプ
プレゼンス機能（ステータス機能・在席管理機能）単体で利用できるものと、勤怠管理ツールやチャットツール、仮想オフィスツールなどに組み込まれていることがよくあります。目的に応じて選びましょう。
コミュニケーションのスピードアップが目的あれば、バーチャルオフィスツールの利用をお勧めします。ステータスの種類が、他の人とリアルタイムにコミュニケーションをとることに最適化されているからです。
仮想オフィスツール（バーチャルオフィスツール）
コミュニケーションを改善したい方は、仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）がおすすめです。
roundz / ラウンズ株式会社
roundz（ラウンズ）は、テレワークでもチームで同じ空間で働いているような環境を実現するバーチャルオフィスです。キーボードの利用状況のほか、Webカレンダーの予定や設定したアプリの状況からステータスが自動に設定されます。このため、席を離れる時や作業を開始時に操作忘れをする心配はありません。
ステータス
「今は話しかけないで欲しい」というときは手動で「取り込み中」に設定することができる他、zoomなどのweb会議ツールを利用している時や経理のツールを利用している時など、話しかけられると困る時に自動で「取込中」になるように設定できることが特長です。
自動で更新されるステータスは「 アクティブ」「オンライン」「退席中」「取り込み中」の４種類ですが、この他に「🚶♀️外出中（取り込み中）」など、アイコンとステータスを自由に組み合わせて表示することができます。
価格
ワークスペースごとに課金されます。20人まで5,500円で利用することができるため、最安 275円/ユーザーから利用できます。
Sococo Virtual Office / SOCOCO
Sococoはアバターを操作し、文字や声、映像などで、テレワークでも簡単にコミュニケーションをとることができる仮想オフィスコミュニケーションツールです。その中の一つの機能に状態の設定がありますのでそれを利用してプレゼンス状況を知らせることができます。
ステータス
プレゼンス状況のステータスは、利用可能、離席、忙しい、取り込み中 から選択できコメントも記入できるので離席時にいつ戻ってくるのかのメッセージも書き込めます。それらのプレゼンス状況はアバターにオンマウスで表示されます。
価格
10名25,000円から利用できます。
アバターを動かしたり、楽しく働きたい企業にオススメです/box]この他の仮想オフィスについてはこちらの記事もご覧ください。
在席管理・勤怠管理ツール
リアルタイムコミュニケーションが必要ない方にはこちらがおすすめです。
F-Chair+ / 株式会社テレワークマネジメント
ステータス
F-Chair+はテレワーカーの勤務状況を可視化する勤怠管理システムですが、ワンクリック時間記録の機能を使うことで、「着席」「退席」をクリックするだけの操作により在席状況を設定することができます。着席や退席した時間と共に画面キャプチャが記録されることが特長。
料金
10人で10,000円から利用できます。
リアルタイム情報を取得してログとしても残せるので、とにかく管理を強くしたい企業にオススメです/box]Iruca / 合同会社テンマド
irucaは簡単に在席・離席のステータスを管理・表示できる在席管理ツールです。
ステータス
自分でステータスを在席、取込中、離籍、外出、休暇の中から自分で設定することができます。最後にステータスを変更してからの経過時間も表示されます。また自分で好きなコメントも入れることができます。Slack、チャットワーク、LINEと連携でき、それらにステータスの変更を通知したりできます。
料金
無料で始められます。ログを残したい場合は月額1,100円かかります。
手動なので、リアルタイムな情報というよりログで残して管理したい方にオススメです/box]チャットツール
Slack / Slack Technologies Inc.
Slackはチャットを基本とするチームコミュニケーションツールです。
Slackでは「ログイン状態」によってその人がアクティブかどうかを判断することができます。これは、Slackがアプリの使用状況に基づいて自動でアクティブ、離席中、おやすみモードを判断します。
Teams / 日本マイクロソフト(株)
Teams はコミュニケーションツールですがオンライン会議などで使用している企業も多くあると思います。その中の機能に「プレゼンス情報」があります。これは自分が今どんな状態かを相手に知らせることできる機能です。パソコンの稼働状況やOutlookに登録したカレンダー情報によりプレゼンスの状況が自動に設定されます。また手動により状態を変えることもできます。
パソコンの稼働状況やOutlookの予定などで自動に設定されるステータスは 連絡可能、一時退席中、退席中/退席中表示、業務時間外、取り込み中、通話中、電話会議中、応答不可、発表中、外出中、オフライン、不明などがあります。
手動で設定できるステータスには 連絡可能、一時退席中、退席中/退席中表示、業務時間外、取り込み中、応答不可などがあります。
まとめ
テレワーク中にオフィスにいる相手に連絡を取りたい場合、また オフィスからテレワーカーに連絡を取りたい場合、相手の状況が分からないので連絡取りづらい時がよくあります。そのような時は相手のプレゼンス状況を教えてくれるツールが利用できます。
ステータス機能はチャットなどのコミュニケーションツールや勤怠管理ツールの一つの機能になっているものや単独でステータスを表示できるツールなどがあります。
