従来のテレワーク、リモートワークは、「コミュニケーション不足になりがちなこと」や、「実際のオフィス勤務とは勝手が違うこと」が課題として挙げられていました。
バーチャルオフィスツールを導入することで、情報共有やWeb会議、資料のアーカイブ、あいさつや雑談まで、実際のオフィスでできることのほとんどがオンラインで可能となります。
この記事では、バーチャルオフィスのメリットや選び方について解説しています。また、おすすめのバーチャルオフィスツールも紹介しているのでぜひチェックしてみてください。
Contents
バーチャルオフィスツール・仮想オフィスとは
バーチャルオフィスツールとは、簡単に言えば、「Web上に仮想オフィスを構築、実際にオフィスに出勤する感覚でリモートワークができる」ツールです。「バーチャルオフィスツール」＝「仮想オフィス」であると考えてよいでしょう。
まるで実際のオフィスで働いているかのような距離感でチームメンバーと気軽にコミュニケーションできることが強み。主にWebブラウザで動作するクラウドツールとして提供され、簡単に導入することができます。
バーチャルオフィスツール・仮想オフィスを使うメリット
ちょっとした会話ができる
バーチャルオフィスを導入すると、実際のオフィスでかわされていたような雑談やちょっとした会話がしやすくなります。これは、「Slack」「Chatwork」などのチャットツールや、「Skype」「Zoom」といったオンライン会議ツールで実現するのは難しいもの。
隣の席に座っている同僚に話しかけたり、遠くから聞こえてくる会話に反応して途中参加したりといったコミュニケーションが可能。こういった何気ない会話から進行中のトラブルに気付いたり、逆にビジネスの大きなアイデアが生まれてくることはよくあります。
孤独感を解消できる
リモートワークは実際のオフィスのようにみんなが集まって仕事をするわけではないため、「あいさつや雑談ができない」「寂しさに耐えながら仕事をやらなくてはならない」といった悩みがつきものです。
バーチャルオフィスツールでは、リモートメンバーがWeb上に「居る」ということが体感でき、なおかつ手が空いている状態、忙しい状態がひと目でわかるため、リモートでありながら実際のオフィスで働いているような環境が整えられています。
生産性の向上が図れる
リモートワークは「結局リモートでも電話可能か、会議できるかの『お伺い』が必要」「インターフェースがわかりにくく、仕事がしづらい」といった非生産的な作業に時間が取られることが懸念されます。
バーチャルオフィスツールは「オフィスに出勤している感覚で仕事をする」に特化しているため、リモートならではの課題が解消できることはもちろん、感覚的に使いやすいインターフェースにより、従来のオフィスでの業務よりも生産性の向上が図れます。
バーチャルオフィスツールの機能
バーチャルオフィスは、イラストやアバターを取り入れたポップなツールから、フォーマルでも使えるツールまでさまざま。各チームのカルチャーに合ったバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。
【機能1】通話機能（話す機能）
通話機能は、バーチャルオフィスのコアとなる機能です。製品によってボイスチャットやビデオ通話、テキストチャットなど使える種類の組み合わせが異なります。
発着信付きの通話
固定電話や携帯電話、SNS型チャットツールといった従来型のコミュニケーションツールのように、デバイスのマイクとスピーカーを使って1対1やグループ通話ができる機能です。電話のように発着信機能が付いているので、フォーマルなコミュニケーションにも最適。まとまった用件での会話やリモート会議用におすすめです。
ボイスチャット
ボイスチャットは、気軽な会話や雑談に適したカジュアルなコミュニケーション機能です。製品によっては、常時ボイスチャットを繋いでメンバーのつぶやきや雑談などが耳に入ってきてオフィスにいる雰囲気が感じられる仕組みのものも。また、キーボードにホットキーを割り当てて、キーを押せばすぐにボイスチャットを始められるタイプの製品は、思い付いたアイデアの提案や今直ぐに聞きたいことなど素早いコミュニケーションに最適です。
カメラの有無
Webカメラ機能付きの製品なら、お互いの表情やしぐさを確認しながらより理解度の深いコミュニケーションが実現します。一方、在宅でのテレワークではプライバシーに配慮してカメラ機能をオフにしているチームも。各チームのカルチャーやプライバシーポリシーに応じてカメラ機能の有無を選択するとよいでしょう。
【機能2】プレゼンス機能（在席機能）
チームメンバーの在席・離席中・休憩中といったステータスをリアルタイムで表示できるのがプレゼンス機能。相手のステータスを見てボイスチャットを開始するタイミングなどを計れるので便利です。
手動ステータス設定タイプ
状況に応じて自分のステータスを手動で切り替えるタイプです。少し手間はかかりますが、在宅テレワークではちょっとした家事との調整がやりやすいというメリットも。
自動ステータス検出タイプ
パソコンの操作状況を検出して自動でステータスを設定するタイプです。例えば5分間パソコンを操作しなければ「連絡可能」から「一時退席中」に切り替わります。手間がかからず便利ですが、在宅テレワークではタバコ休憩やスキマ家事をやりにくいという意見もあります。
静止画像撮影機能
パソコンのWebカメラで定期的に自動撮影した静止画を、メンバーのステータスとしてアップする機能。メンバーがどういう状態なのかビジュアルで確認できて便利です。しかし、在宅テレワークではプライバシーに十分配慮する必要があります。
【機能3】部屋機能
部屋（ルーム）という概念がバーチャルオフィスツールの大きな特徴です。まるでオンラインゲームのように、Web上に設置されたバーチャルオフィス（仮想空間）にメンバーのアバターを配置して使用します。
シンプル
シンプルタイプはチャットルームのようなもので、そのテーマの会話に参加したいメンバーが自由に出入りしてチャットに参加できる機能。フォーマル寄りのビジネスなど、なるべくシンプルな機能の製品を求めているチームにおすすめです。
２Dタイプ
２Dビジュアルのバーチャルオフィス上に複数のルームを配置し、メンバーのアバターを配置できる仕組みです。ある特定のメンバーで打ち合わせをしたい場合は、ルームを決めて集合します。ポップなデザインからリアルなデザインまでさまざまなデザインのバーチャルオフィス製品がラインナップされているので、チームのカルチャーに応じて選ぶとよいでしょう。
３Dタイプ
２Dの進化系が３Dバーチャルオフィスです。まるで最新の３Dオープンワールドオンラインゲームのようなビジュアルが魅力。立体感があるので、よりリアルなコミュニケーションが実現します。在宅テレワークでも、リアルオフィスと変わらない濃密なコミュニケーションを求めているチームにおすすめです。
また、バーチャルオフィスは比較的新しいツールが多いので、日本語対応が遅れがちです。英語にあまり馴染みがないチームなら、日本語対応ができているツールを選ぶとよいでしょう。
【機能４】アプリ形式
インストールして利用するタイプと、インストールを必要とせずにWebブラウザから利用するタイプがあります。
デスクトップ（インストール）型
従来「プログラム」「アプリケーション」と呼ばれる、インストールして利用するタイプです。PCを起動すると自動でONになる設定のものが多いため、ログインをし忘れない点がメリットです。自分の利用しているOS（Windows, Mac, ChromeOS）に対応しているかは注意が必要となります。
ブラウザ（Web）型
ChromeやEdgeなどのWebブラウザからアクセスして利用するタイプです。インストールが不要な点、OSを気にしなくて良い点がメリットです。アクセスしてログインの手間がある点は注意すべきでしょう。
おすすめのバーチャルオフィスツール・仮想オフィス６選
テレワーク・リモートワークにおすすめの国内外のバーチャルオフィスツールを、６つご紹介します。
SpatialChat by spatial.chat
SpatialChatの特徴
SpatialChat は、「空間と距離」の概念を取り入れたユニークなバーチャルオフィスツールです。会話したい人同士が画面上のアイコンを近づけることにより、お互いの声が聞こえる（遠い人には聞こえない）という現実世界では当たり前の現象を仮想空間で再現。イラストで描かれたオフィスのの好きな位置に自分のアイコンを配置し、興味がある会話が聞こえてくれば接近して会話に参加できます。また、画像や動画、画面の共有も可能です。イベントでの利用におすすめです。
SpatialChatのプランと料金
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roundz by ラウンズ株式会社
roundzの特徴
ラウンズ は、ビジネス専用の国産バーチャルオフィスツールですが、服装やメイク、背景など、同僚に見せたくないプライバシーを守るため、あえてカメラを使わないのが特徴。素早くコミュニケーションできるボイスチャットに特化しており、キーボードに割り当てたキーを押すだけで、同じルームにいる同僚と瞬時に会話を始めることができます。
また、画面共有の際には相手と自分のマウスが見えて「あれ」「これ」と指示語で会話できたり、Googleカレンダー連携によって話せるかどうかが一目でわかるなど、ビジネスに便利な細かい機能が充実しています。常駐型のデスクトップアプリなのでいざ会話や会議をはじめようというときに、電話をかけたりチャットで連絡したりという煩わしさがなく、キーを押すだけで簡単・気軽にグループ会話を始められます。通信やデータ保管の安全性も高く、高度なセキュリティが要求されるチームにも最適です。
| 特徴 |
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Remo by Remo.co
Remoの特徴
ポップなビジュアルデザインが働く気分を盛り上げてくれるバーチャルオフィスツールです。画面上に描かれた複数のルームに滞在し、話したい相手がいればそのルームを訪れてチャットや音声・ビデオ通話が可能。同僚の肩をたたいて話しかけるように、気軽に会話を始められます。
シェアスクリーンやホワイトボードといった機能も利用可能ですが、全体的に英語版ツールであることに注意が必要です。社員同士が有機的に打ち合わせを行うカルチャーの企業におすすめ。また、バーチャルオフィスだけでなく、ウェビナーにも最適です。
| 特徴 |
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Remotty by 株式会社ソニックガーデン
Remottyの特徴
Remottyは、人がいる空気感や雑談、他の人の声といったリアルタイムのオープンコミュニケーションを実現するためのバーチャルオフィスツールです。まるで実オフィスのように自分の席が用意され、周囲の声やつぶやきが見えるのがポイント。
また、PCのカメラで自動撮影した写真が2分間隔で共有されるので、顔が見えるコミュニケーションが実現します。さらに、入退室ログにより勤怠管理ができることも嬉しい特徴です。実際のオフィスに近い空気感のバーチャルオフィスツールを探しているチームにおすすめです。
| 特徴 |
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Pragli by Pragli Inc.
Pragliの特徴
自分の分身であるアバターを使ってチャットや音声・ビデオ通話で同僚とやりとりができるバーチャルオフィスツールです。アバターの自由度が高く、自分にそっくりなアバターから遊び心溢れるアバターまで作成可能。ビデオ通話もアバターが基本ですが、メンバーの顔が見たいときは実際のカメラでのビデオ通話も可能です。
また、自分のステータスを「集中しています！」など自由に編集できることもポイント。個人と自由を重んじるカルチャーのチームにおすすめのツールです。
| 特徴 |
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RISA by 株式会社OPSION
RISAの特徴
自分の分身である３Dアバターを使ってバーチャル空間上のオフィスで働くことができます。Pragli同様アバターの自由度が高く、髪型・目・口などのパーツを組み合わせて自分にそっくりなアバターを作成できます。また、運営元のOPSIONは2020年10月にCrowdworksとの資本業務提携を発表。社内コミュニケーションだけではなく社外の人とのコミュニケーションもサポートされていくのか、注目です。
| 特徴 |
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まとめ
バーチャルオフィスは、リモートワークやテレワークで失われがちな小さなコミュニケーションをサポートする重要なツール。チャットツールやオンライン会議ツールと併せて導入し、コミュニケーションのサイズやスピード感に応じて使い分けることがおすすめです。ぜひ今回の記事を参考にチームに最適なバーチャルオフィスを導入してみてください。
