【6ツールを厳選比較】「バーチャルオフィス(仮想オフィス)ツール」とは?〜テレワークの課題を解決する導入メリット・機能・料金を徹底比較

COVID-19(新型コロナウイルス)感染拡大防止により急遽テレワーク(在宅勤務)の実施に踏み切った多くの企業では今、社内のコミュニケーションに新たな課題が生まれています。

今回ご紹介する「仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツール」は、そんなテレワークが主体の“ニューノーマル”な働き方に最適なソリューションとして、注目が高まっています。

この記事では混同されがちなWeb会議やビジネスチャットツールとの違い、導入メリット、機能、ツール比較とオススメ6選、そして気になる料金まで徹底解説します。

仮想オフィス(バーチャルオフィスツール)とは?

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールとは、「Web上の仮想(バーチャル)オフィスにより、自宅など離れた場所にいる社員同士が、あたかも同じオフィスにいる時のようにつながりながらテレワークできる」というコンセプトの、クラウドサービス(ツール)です。英語では「virtual office(バーチャルオフィス)」と呼ばれていますが、日本では単に「バーチャルオフィス」というと住所貸しのオフィスという意味が強く、このようなサービスは「バーチャルオフィスツール」「仮想オフィス」と呼ばれます。

テレワーク・リモートワークでも、まるで実際のオフィスで働いているかのような感覚でチームメンバーと気軽にコミュニケーションできることが特長。Webブラウザで動作するタイプやインストールタイプが存在しており、それぞれメリット・デメリットがあります。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールを導入するメリット・他のツールとの違い

以前からテレワークが主流の海外で生まれた仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールは、ニューノーマルの日本企業におけるさまざまなコミュニケーション課題を解決します。その主な導入メリットと、よく比較されるWeb会議やビジネスチャットツールとの違いをご紹介します。

メリット① 「ちょっとした会話」を増やせる

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールを導入すると、実際のオフィスでかわされていた挨拶や雑談、ちょっとした相談などの会話がしやすくなります。

これは、「Slack」「Chatwork」「LINE WORKS」などのビジネスチャットツールや、「Skype」「Microsoft Teams」「Cisco Webex」「Zoom」などのWeb会議ツールでの実現が、難しい点でした。

私たちはオフィスで、周囲の同僚と数秒から数分のちょっとした会話を多く交わしていましたが、テレワークが主体となるとその会話が丸ごと失われてしまいます。ビジネスチャットは文字を入力する手間がかかり、Web会議は目的を持ったミーティングツールのため、雑談には不向きです。いずれも相手の承諾が必要で「気軽に話しかけられない」ため、全体的なコミュニケーションの頻度が著しく低下します。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールを導入することで、隣の席に座っている同僚に話しかける、遠くから聞こえてくる会話に反応して途中参加するといった、何気ないコミュニケーションが可能。それが仕事へのモチベーションやトラブルへの気づき、新たなアイデアの創出、組織に対する帰属意識やエンゲージメントなど、多くのことにつながっていきます。

メリット② 在席確認に使える

テレワークと出社を組み合わせた「ハイブリッドワーク」という働き方も増える中、「今誰が働いているのか」ということが分かりにくくなっています。

仮想オフィスに全員が「出社(ログイン)」する仕組みにすることで、今誰が働いているのか一目瞭然となり、話したい時にすぐにコミュニケーションをとることが可能になります。

メリット③ 孤独感を解消できる

テレワークが続く中、職場の同僚と日常のあいさつや何気ない雑談ができないことで孤独感が強まり、「テレワーク疲れ」になる人が増えました。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールを導入することで、職場の仲間たちが(Web上で)「となりに居る」感覚が得られます。さらにその相手がいま「手が空いている」「忙しい」などの状態がひと目でわかるため、リモートでありながら実際のオフィスで働いているかのように気軽にコミュニケーションでき、孤独感の解消につながります。

メリット④ 生産性の向上が図れる

ビジネスチャットツールは、意外とインターフェースに慣れるまで時間がかかります。Web会議ツールは相手にお伺いを立ててスケジュールして、接続にも時間がかかります。そういったITツールに不慣れな社員は敬遠して、会社が気づかないうちに疎外感、孤独感に悩んでいる、といった事態も起こります。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールは「オフィスに出勤している感覚で仕事をする」ことに特化しているためインターフェースが直感的で使いやすく設計されています。自分が好きな時にコミュニケーションできることで、慣れると従来のオフィスでの業務よりも生産性の向上が図れます。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールの機能とは?

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールは、イラストやアバターを取り入れたポップなツールから、フォーマルでも使えるツールまでさまざまな種類があります。ここでは多くの仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールに共通する機能を、5つご紹介します。

機能① 通話(話す)機能

通話(話す)機能が、仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールのコアとなる部分です。製品によりボイスチャットやビデオ通話など使える種類の組み合わせが異なります。

ボイスチャット:

ボイスチャットは、気軽な会話や雑談に適したカジュアルなコミュニケーション機能です。製品によっては、常時ボイスチャットを繋いでメンバーのつぶやきや雑談などが耳に入ってくることで、オフィスにいる雰囲気が感じられる仕組みのものもあります。また、キーボードにホットキーを割り当てて、キーを押せばすぐにボイスチャットが始められるタイプの製品もあり、思い付いたアイデアの提案や今すぐに聞きたいことなど、すばやいコミュニケーションに最適です。

発着信付きの通話:

固定電話や携帯電話、skypeやlineなどのコミュニケーションツールのように、1対1やグループでの通話ができる機能です。着信を許可(もしくは拒否)するまでの間コール音が鳴ります。電話同様の使い方ができるので、フォーマルなコミュニケーションにも最適。まとまった用件での会話やリモート会議用におすすめです。

カメラの有無:

Webカメラ機能付きの製品ならお互いの表情やしぐさを確認しながら、より理解度の深いコミュニケーションが実現します。一方、プライバシーの観点やメイクの手間、相手が顔出しなのに自分だけカメラオフだと失礼?などの、心理的負担がかかるのも事実です。このような理由から敢えてカメラを非搭載にしている仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールも存在します。自社のカルチャーや社員の特性に応じて、カメラ機能の有無を選択するとよいでしょう。

機能② プレゼンス(在席確認)機能

同僚の在席・離席中・休憩中などのステータスを、リアルタイムで表示できるのがプレゼンス機能です。相手の状況を知り、会話するタイミングが計れるためリモートでは欠かせない機能です。一方、プライバシーの懸念から従業員の反発を受けやすい機能でもあるため、どこまで許容するのかなど、企業文化と照らし合わせて慎重に選びましょう。

手動ステータス設定タイプ:

状況に応じて自分のステータスを手動で切り替えるタイプです。少し手間はかかりますが、テレワークではちょっとした家事などで離席することが多いため、慣れるととても便利です。

自動ステータス検出タイプ

パソコンの操作状況を検出して自動でステータスを設定するタイプです。例えば5分間パソコンを操作しなければ「連絡可能」から「一時退席中」に切り替わります。手間がかからず便利ですが、パソコンを使わない業務をしていると休憩中に見えてしまう、といった問題もあります。

静止画像撮影機能

ステータスに関連して、パソコンのWebカメラで定期的に自動撮影した静止画をステータスとしてアップする機能もあります。メンバーがどういう状態なのかビジュアルで確認できて便利な一方、プライバシーへの配慮から活用には注意が必要です。

機能③ 部屋のデザイン

ルーム(部屋)という概念が、仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールの大きな特徴です。あたかもオンラインゲームのように、Web上に設置されたバーチャルオフィス(仮想空間)にメンバーのアバター(身代わりのキャラクター)が配置されます。これにも製品ごとに、いくつかの種類があります。

シンプルタイプ:

チャットルームのようなイメージで、そのテーマの会話に参加したいメンバーが自由に出入りしてチャットに参加できるタイプです。画面を占領せず、動作も軽いため会話しやすいことがメリットです。

2Dタイプ:

かつてのRPGゲームのように、2D(平面)ビジュアルのバーチャルオフィス上に複数のルームを配置し、メンバーのアバターを配置できるタイプです。ある特定のメンバーで打ち合わせをしたい場合、ルームを決めて集合します。ポップなデザインからリアルなデザインまでさまざまなデザインの仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツール製品がラインナップされているので、遊び心を持って選ぶことができます。

3Dタイプ:

2Dの進化系が、3D(立体)タイプです。まるで最新の3Dオープンワールドなオンラインゲームのようなビジュアルが魅力。立体感があり、リアルなコミュニケーションが実現します。アバターも3Dになることで、相手に手をふったりすることが可能となっています。

機能④ アプリ形式

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールには、パソコンにインストールして利用するアプリタイプと、インストールを必要とせずWebブラウザから利用するタイプがあります。

毎日使うなら:デスクトップ(インストール)型

OSにインストールして利用するタイプです。技術的な制約がないため、パソコンを起動すると自動でONになる設定のものや、画面共有時のカーソル共有などの便利な機能が多いことが特徴です。このため、毎日使うのであればデスクトップ型がおすすめです。

また、全員がテレワークではなく一部が出社する体制の場合、出社している人は他の人とコミュニケーションがとれる環境にあるため、仮想オフィスにログインしなくなりがち。デスクトップ型ならログインし忘れを防げるため安心です。

*自社が利用するOS(Windows, Macなど)に対応しているかは注意しましょう。

気軽に試せる:ブラウザ(Web)型

インストールを必要とせず、ChromeやEdgeなどのWebブラウザからアクセスして利用するタイプです。いつも利用しているブラウザからログインするだけなので、手軽に仮想オフィス(バーチャルオフィス)を体験できて、使用するOSを気にしなくて良いこともメリットです。ただし、利用する都度ログインの手間がかかります。

機能⑤ 対応言語

仮想オフィス(バーチャルオフィス)は海外生まれで比較的新しいツールが多いため、日本語対応が遅れがちです。英語に馴染みがない場合は、日本語対応のツールを選びましょう。

徹底比較!おすすめの仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツール6選

テレワーク・リモートワークにおすすめの国内外の仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールを、6つご紹介します。

roundz(ラウンズ) by ラウンズ株式会社

 

roundz公式サイト

roundz(ラウンズ)とは?

roundz(ラウンズ)は、シングルタイプでありながら「隣で働く感覚」をもつことができる音声コミュニケーションに特化した仮想オフィスツールです。スリムなUIが特徴で、スクリーン上に同僚のアイコンがいつも見える状態なので離れていても「何となく一緒に働いている」感覚を持つことができます。

カレンダーの予定や、zoom会議中かどうかなどを自動で判別し、「話しかけられる状態か」がすぐ分かるので、気軽に声をかけることができます。

同じルームにいる人も、偶然聞こえてきた会話に簡単に参加でき、会話する中で生まれた新たなアイデアを形にしやすい環境を整えています。施錠できる会議室機能もあるため、機密情報を特定のメンバーだけで話すことも可能となっています。

roundz(ラウンズ)の特徴

特徴
  • 通話:カメラ無しのボイスチャット
  • プレゼンス:自動検出+手動設定
  • 部屋機能:1D
  • デスクトップ型(Windows/Mac対応)
  • 国産ツール

Remo(リモ) by Remo.co

remo 公式サイト

Remo(リモ)とは?

ポップなビジュアルデザインで働く気分を盛り上げてくれる仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールであり、ウェビナーにも最適なツールです。ビデオ・オーディオ・チャットを使用し、スピーカー(主催者)が参加者全員にスピーチすることや、1つのテーブルに6つの椅子で構成されたテーブル(部屋) がいくつか設置された2Dマップ上に、世界中の人々がリアルタイムにアクセスして、それぞれの”部屋”(テーブル)で会話を楽しむことができます。シェアスクリーンやホワイトボードなどの機能も利用可能ですが、全体的に英語版ツールであることに注意が必要です。

Remo(リモ)の特徴

特徴
  • 通話:カメラ有りの発着信つき通話
  • プレゼンス:自動検出
  • 部屋機能:2D
  • ブラウザ型
  • 海外産ツール

 

oVice(オヴィス)by oVice株式会社

oVice 公式サイト

oVice(オヴィス)とは?

Webサイト上で自分のアバターを自由に動かし、相手のアバターに近づけることで簡単に話しかけられる2次元のバーチャル空間です。自分のアバターに近い声は大きく、遠い声は小さく聞こえ、まるで現実の空間で話しているような感覚を味わうことができます。インストール不要なので気軽に試して使うことができます。

また、Youtubeを他の人と一緒にみたりや会場全体にアナウンスすることができるメガホンなど、楽しい機能が多くあり、大人数での展示会やワークショップなどのイベントスペースとして利用することもおすすめです。

 

oVice(オヴィス)の特徴

特徴
  • 通話機能:距離の概念のあるビデオ付きボイスチャット
  • プレゼンス機能:手動設定
  • 部屋機能:2D
  • ブラウザ型
  • 国産ツール

Remotty(リモティ) by 株式会社ソニックガーデン

Remotty公式サイト

Remotty(リモティ)とは?

Remotty(リモティ)は在宅勤務で失われがちな「人がいる存在感」「雑談」「声かけ」「他の人の声」「相談」といった、オフィスで働いていた時に自然と行っていたコミュニケーションを実現するためのバーチャルオフィスツールです。オフィス同様、各自の「座席」が用意されます。

アクセス中はパソコンのカメラで自動撮影された写真が2分間隔で仲間に共有され、在席しているのか他のテレビ会議に参加中なのかといった様子が分かります。実際のオフィスのように、顔を見ることで安心感を持って働きたいチームにおすすめです。

Remotty(リモティ)の特徴

特徴
  • 通話:カメラ有りの発着信つき通話
  • プレゼンス:静止画撮影
  • 部屋機能:1D
  • ブラウザ型
  • 国産ツール

Pragli(プラグリ) by Pragli Inc.

Pragli公式サイト

Pragli(プラグリ)とは?

自分の分身であるアバターを使ってチャットや音声・ビデオ通話で同僚とやりとりができる仮想オフィスです。アバターの自由度が高く、自分にそっくりなアバターから遊び心溢れるアバターまで作成可能。ビデオ通話もアバターが基本ですが、メンバーの顔が見たいときは実際のカメラでのビデオ通話も可能です。

また、自分のステータスを「集中しています!」など自由に編集できることもポイント。個人と自由を重んじるカルチャーのチームにおすすめのツールです。

Pragli(プラグリ)の特徴

特徴
  • 通話:アバターによる発着信つき通話
  • プレゼンス:自動検出
  • 部屋機能:1D
  • ブラウザ型
  • 海外産ツール

RISA(リサ) by 株式会社OPSION

RISA公式サイト

RISA(リサ)とは?

CLOUD OFFICE RISAとは、アバターで仮想3D空間に出社する新しいワークスタイルです。さまざまなビジネスシーンで活用していただけるバーチャル空間上オフィスを提供しています。臨場感のある3D空間で、オフィスに集まっている体験を実現。アバターで近づくだけで「今ちょっといい?」とすぐに会話することができます。アバターを使った豊富なモーションやスタンプでリアクションをとることも可能です。運営元の株式会社OPSIONは2020年10月にCrowdworksとの資本業務提携を発表し、今後の展開が注目されています。

RISA(リサ)の特徴

特徴
  • 通話:アバターによる音声通話
  • プレゼンス:手動
  • 部屋機能:3D
  • ブラウザ型
  • 国産ツール

 

仮想オフィスツールの比較・まとめ

 

 通話機能プレゼンス(在席確認)機能部屋のデザインアプリ形式対応言語
oVice(オヴィス)カメラ有りのボイスチャット(距離に応じて音量が変化)手動2Dブラウザ日・英・韓
roundz(ラウンズ)カメラ無しのボイスチャット自動+手動1Dインストール(Win/mac)日・英
Remo(リモ)カメラ有りの発着信付き通話自動2Dブラウザ
Remotty(リモティ)カメラ有りの発着信付き通話静止画撮影1Dブラウザ
Pragli(プラグリ)アバターによる発着信付き通話自動+手動1Dブラウザ
RISA(リサ)アバターによる音声通話手動3Dブラウザ

まとめ

いかがでしょうか。テレワークが主流となるこれからの時代、社内のコミュニケーション不足や社員の孤独感解消に役立つ仮想オフィス(バーチャルオフィス)ツールが注目されている理由がおわかりいただけたでしょうか。ビジネスチャットやWeb会議ツールではできない、ならではのメリットが得られるツールであり、実際に多くの企業で導入が進んでいます。

多彩なコンセプトのサービスが続々と登場していますので、自社のカルチャーや社員特性に応じて、最適なものを選ぶことがポイントです。この記事が少しでもお役に立てばうれしいです。

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