テレワーク中もすぐに話しかけたい!コミュニケーションをとりやすくする方法は?

企業がテレワークを導入する際に気になるポイントとして、「コミュニケーションがとりづらくなる」ことが挙げられます。

オフィスで一緒に働いていれば、近くの同僚に「これどうなってるの?」とすぐに聞けることが、テレワークとなると話しかけづらいという問題があります。

今回の記事では、テレワーク中でもコミュニケーションをとりやすくするための方法についてご紹介します。

テレワークとは?

テレワークとは、自宅やサテライトオフィス、移動中などの場所にとらわれない働き方のことです。

通勤の必要がなくなるため、その分自分の趣味や子育て・介護に時間を使えるなど、働く人にとってメリットの大きい制度です。

企業にとっても、オフィス経費の削減、テレワーク導入による業務効率の改善、また、より多彩かつ優秀な人材の確保できるなどの効果を期待して、現在都市部の大企業を中心に導入がすすんでいます。

【総説】テレワークとは?意味や、企業が導入するメリット・導入率のまとめ

「テレワーク=話しかけづらい」?

様々な効果が期待できるテレワークですが、一方で「円滑なコミュニケーション」を不安視する声もあります。

今話しかけてもよいのか分からない

オフィスで仕事をしているときには、人に話しかける前に「この人は今話しかけても大丈夫そうか?」というのを何となく雰囲気で知ることができます。

また、その人が席にいる・いないことが一目瞭然でわかります。

テレワークをして、同僚や上司・部下と異なる場所で働いているとこうはいきません。

なんとなく話しかけづらい

社内の文化・慣習によるところも大きいですが、いきなり人に電話をかけることに抵抗を持つ人もいます。

隣に座っていれば、気軽に「あのー」と話しかけられるのに、離れた場所にいる相手に電話をするとなるとためらってしまうパターンです。

すぐに聞けば解決することを、話しかけづらいために何日も待ってしまうと、結果として業務に遅れが生じてしまうこともあるでしょう。

テレワークでも話しかけやすくする方法は?

それでは、テレワークにおけるこの問題をどのように解決したらよいでしょうか。

おすすめの方法を導入難易度別にご紹介します。

【導入難度:低】プレゼンス機能の活用

まずは、プレゼンス(在席)状況を教えてくれる「プレゼンス機能」を活用しましょう。

これによって、「今話しかけていいかどうか分からない」問題を解決することができます。

たとえば、Microsoft Teams(skype business)であればPCの利用状況やカレンダーから自動でプレゼンスを判別できたり、話しかけてほしくないときに「応答不可」とすることができます。

こちらの記事で、プレゼンス機能を使うことのできるツールをご紹介しています。

テレワークにおけるコミュニケーション課題解決には「プレゼンス機能」が有効。ツール8選

【導入難度:低】話しかけやすいツールを使う

また、「話しかけづらい」という心の壁を取り払うために、発信・着信が簡単な音声チャットツールを使うことも、一つの手です。

例えば、Discord(ディスコード)はもともとオンラインゲーマー向けのチャットツールですが、着信・発信の必要なくキーボードのキー1つで相手と話すことのできるツールです。

トランシーバーのようにキーを押しながら話すことで、「電話」よりも話しかける際の心理コストを低減できる可能性があります。

ボイス・テキストチャットツールDiscordをご存知ですか?ゲーマーだけでなくテレワーカーにもオススメする理由とは

【導入難度:低〜中】web会議サービスを利用して常時接続にする

Web会議サービスを使って、就業中は常時接続状態(音声・映像共に)にしてしまう方法も考えられます。

どのようなサービスを使うべきかは、状況によって異なります。以下のような点に注意して適したサービスを選びましょう。

  • 拠点の数
  • 拠点の場所
    • 複数人が別拠点(自宅など)で働いている場合 → それぞれのPCから接続する方式。
    • オフィス(複数人)と別拠点(自宅など)が存在する場合 → オフィスではWeb会議専用のPC・デバイスを利用

テレワーク向けのWeb会議サービス をこちらの記事でご紹介していますので、参考にして下さい。

テレワーク向けweb会議・テレビ会議ツール3選【appear.in・Zoom・V-Cube】

 

【番外編】次世代リモートコミュニケーションサービスに期待

tonari(トナリ)

https://tonari.no/ja/

より大胆に、部屋と部屋をつないでしまうというアイデアもあります。

「tonariは、2つの部屋がまるでひとつにつながっているかのように感じる、本当のテレプレゼンス体験です。空間設計、プロジェクションマッピング、コンピューターヴィジョン、スペーシャルオーディオ等の技術を融合し、常時接続型の今までになかった空間を作ります。複雑な設定やダイヤルインの手間もなく、特別なデバイスを装着したりする必要もありません。難しいことは考えずに、ただ一歩踏み入れれば遠隔地との会話が始まります。」(tonari webサイトより抜粋)

tonariは現在研究・開発中とのことなので、今後の動きに期待ですね。

まとめ

今回の記事では、「テレワーク中になんとなく話しかけづらい」問題を解決する方法をご紹介しました。

チーム内のコミュニケーションを円滑化することは、チームのアウトプットを最大化するためにとても重要です。

チームの規模やテレワークの頻度によって、自分のチームに最も適した方法を選ぶようにしましょう。