テレワークをするときに重要なのは、同僚とのコミュニケーション。
電話（またはボイスチャット）、チャット（テキストチャット）、Email…色々な方法がありますが、複雑な議論・リアルタイムでの議論が必要な時はチャットや電話だけでは話がまとまらないことも多いですよね。そんなときはWeb会議を用いて効率よく業務を進める体制を整えましょう。
現在、様々なWeb会議・テレビ会議ツールが登場していますが、ツールによっても利用する状況によって向き不向きがあります。この記事ではそれぞれのツールの特色をまとめてご紹介するので、新しいツールの導入を考えている担当者様、利用するツールを選ぶ際にはぜひ参考にしてください。
ビデオ会議ツールにはチャット機能が備わったものもありますが、チャットツールについてはこちらの記事をご参照ください。
Contents
テレワークとは
テレワークとは、時間や場所にとらわれない働き方のことです。リモートワークという言い方をする企業・団体もあります。
情報通信技術（ICT : Internet Communication Technology）の発展によりインターネットを介して地理的に遠くの人と働くことが可能になり、オフィスの外（自宅やカフェ、サテライトオフィスなど）で働いたり、国外の仲間と働いたり、従来の働き方と違う様々な就業形態が可能になりつつあります。
また、テレワークツールの料金体型など、ツールの導入に関するTipsについて知りたい方はこちらのページをご覧ください。
ビデオ会議・Web会議・テレビ会議の違い
ビデオ会議とは、２拠点以上の遠隔地をICT技術を用いて接続し、カメラやマイクを用いて双方向の映像と音声を用いて会議を行うことをさします。用いられる技術や環境の違いから、テレビ電話・ビデオ通話・ビデオチャット・テレカンファレンス など様々な呼び方をされていますが、基本的には同じ目的で利用される言葉です。
構成の違いから以下の二つに大別されており、それぞれに向き不向きがあります。
- Web会議形式：PCや携帯・タブレットなどを用いてインターネット経由で接続される方式。参加者が個別又は拠点別にデバイスを持ち、会議へ参加することが多い。導入コストが低く、簡易に使えるのが特徴。在宅勤務向け。
- テレビ会議形式：大型のテレビと専用のカメラ・マイクを搭載したシステムを会議室等に常設することが多く、会議室に居る人全員を一台のシステムで写す。専用のシステムを購入し、常設場所が必要なためコストが高くなる。会議室のあるサテライトオフィス向け。
なぜweb会議・テレビ会議が有用なのか
チャット（テキストチャット）は気軽に思いついたことをメッセージとして送れ、メッセージを受け取る相手は気が向いた時に確認・返信できます。メールよりもメッセージの往復頻度が高くなると言われており、メールと比べるとリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能になります。その反面、情報量の多い内容を共有する場合は文章が長くなるため読む側・書く側ともに負担が大きくなると同時に、文章だけでは感情表現が薄くなり内容の重要性やニュアンスが伝わりにくいことがあります。
電話はチャットよりもさらにリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能で、情報量の多い内容を共有できます。一方で、電話の相手の表情やジェスチャーが見えず資料の共有もできないため、感情や情報を全て言葉で伝えなくてはならず、複雑な内容の会話や議論を効率的に行えません。
web会議・テレビ会議はカメラを用いて会話をする相手の表情や動きを見ることが可能で、画面共有機能や資料共有機能、ホワイトボード機能を用いて視覚的な情報共有が可能になります。相手が自身の話に賛同しているか反対しているか、理解しているかいないかを表情から察したり、複雑な組織の関係図などを資料・ホワイトボードなどを用いて視覚的に表現・共有することで意図を適切に伝え、効率的に話を進めることができます。
テレワーク向けWeb会議・テレビ会議ツール
テレワーク向けのWeb会議・テレビ会議ツールを３つご紹介します。その性質上、Web会議ツールであるappear.in、Zoomは在宅勤務向き、テレビ会議ツールであるV-Cubeは会議室のあるサテライトオフィス向きです。
Whereby (旧 appear.in） ：他社の人とのWeb会議向け
少人数での会議、相手の表情が見え、画面共有でドキュメントベースの会話をするので十分ならappear.inが有用です。
Whereby は、webブラウザのみで会議環境を構築できる非常に便利なツールです。会議をホストするユーザが会議室としてURLを発行し参加者へ通知すると、参加者はURLをクリックするだけで会議に参加できます。そのため、普段異なる会議ツールを使っている社外の人とも手軽にビデオ会議をすることができます。また、chrome機能拡張をインストールすることで画面共有機能が利用可能で、ドキュメント（パワーポイントやエクセルなど）をベースとした会議や情報共有の会議では非常に便利です。
参加者が三人以上になると安定性が下がると言われるもののすぐに会議環境を整えられるのは非常に魅力的です。
ホストが月1,000円課金するだけで複数の”Room”（web上の会議室）を作成することができるため、取引相手ごとにRoomを用意しておくといったことも簡単に行えます。
Zoom ：深い議論を必要とするWeb会議向け
参加者全員で意見を出しあったり、複雑なフローや設計の話をするのに有力なツールです。
Zoomは、Cisco社のWebexを立ち上げたメンバーが独立し作り上げたweb会議ツールで、映像・音声の安定性には定評があります。会議のホストが進行をしやすくするため、参加ユーザのmute/unmute切り替えや画面共有などの権限の移行など様々な機能を揃えています。画面共有機能では手持ちの携帯電話の画面やPC上のウィンドウの共有まで細かく選択可能です。また、共有されている画面上での指差し（ポインティング）やコメントを書き込める機能もあり痒いところに手が届く設計となっています。
その他、web経由での通話だけでなく電話経由での通話を選択でき、参加者はブラウザで参加可能など様々なネットワークや環境の中で接続ができる選択肢が充実しているため、外部の人との会議にも有効です。
ホストが月1,500円課金するだけで会議時間の利用制限（１回40分）が無くなるため、定例会議等は非常に低コストで実現できます。
V-Cube ：別拠点との会議室におけるテレビ会議（サテライトオフィス向き）
全員が異なる拠点から会議に参加するときは、個々のPCからWeb会議に参加することになりますが、サテライトオフィスの会議室など、複数人で同じ拠点から参加するときは、会議室に集まった上で別拠点の人と会議をしたい場面もあります。このようなときは、全員がそれぞれのPCを持ち寄るのではなく、会議室のカメラやモニター・プロジェクターを使ったテレビ会議の方が向いていることがあります。特に、会議室に多数の人がいる場合や相手側が大きな画面に映像を写す場合には、解像度の高い映像を送ることのできる専用のシステムが効果を発揮します。
V-CubeはWeb会議としても利用できますが、テレビ会議用としても利用できます。日本国内においても実績が多くあるツールです。上記に紹介したWeb会議ツールと比べると、月額料金がポートあたり11,000円からと比較的高額になり初期費用等も必要となりますが、用途に合わせて一度検証してみるのもよいでしょう。
まとめ
Web会議・テレビ会議の概要を説明すると共に、appear.in, Zoom, V-Cubeのご紹介をしました。数多くのWeb会議・テレビ会議ツールがあります。利用用途と検証を進めた上でツールの選定の参考にしてください。
