テレワークをする際にはオフィスワークをするとき以上に人と電子ファイルを共有する機会が増えます。この記事では、オンラインストレージサービスについてご紹介します。
オンラインストレージ導入のメリット
情報の一元管理ができる
オンラインストレージを使ってファイルを共有することで、いつでもどこからでも必要なファイルにアクセスすることができるようになります。テレワーカーは会社以外の場所で業務を行うため、「紙の資料を置いてきて出先では見られない」「会社のデスクトップPCからしか資料にアクセスできない」などのトラブルにあいがちです。頻繁にアクセスする必要がある情報はオンラインストレージに格納するルールを設けておくことで、このようなトラブルに見舞われるリスクを回避し、生産性を高めることができます。
共同作業ができる
オンラインストレージの機能として共同編集機能を備えているものがあります。この機能を活用することで、複数人で同じファイルを同時に開き、編集することができるようになります。ビデオ会議ツール等と合わせて利用することで、遠く離れた場所にいる同僚とも、オフィスで一緒に働いているときに近い形で協力して作業をすることができます。カーソルを合わせている位置などもリアルタイムで共有されるため、例えば、「この資料のこの部分についてだけど～」といったように”こそあど言葉”を使うこともでき、離れた場所にいる同僚と働くことに慣れていない方であっても、オフィスと変わらない普段通りのコミュニケーションを行うことができるようになります。これはテレワークを導入している企業にとっては大きなメリットを言えるでしょう。
オンラインストレージサービス紹介
Dropbox
概要
オンラインストレージの老舗ともいえるDropboxは、ITリテラシーの高くないユーザーでも簡単に利用できることがウリです。デスクトップアプリケーションをインストールすることで、WindowsやMacの通常のフォルダのような感覚で利用することができます。
利用料金・容量
個人向けの通常プランと、法人用途向けのBusinessプランに分かれています。法人向けのDropbox Business Standard/Advanced/Enterpriseは3名以上の申し込みでないで利用できません。
| プラン | 利用料金 | 容量 |
|---|---|---|
| Dropbox Basic | 無料 | 2GB |
| Dropbox Plus | 1,200円/月 (1年分一括払いで1,000円/月) | 1TB |
| Dropbox Professional | 2,400円/月 (1年分一括払いで2,000円/月) | 2TB |
| Dropbox Business Standard | 1,500円/月 (1年分一括払いで1,250円/月) | 3TB |
| Dropbox Business Advanced | 2,400円/月 (1年分一括払いで2,000円/月) | 必要に応じて容量を追加 |
| Dropbox Business Enterprise | カスタマイズ内容次第 | 必要に応じて容量を追加 |
共同編集機能
またPaperという共同編集機能にも対応しています。これは議事録を共同で編集したり、ブレインストーミングをする際に便利なツールで、ワードのような形式のドキュメントを複数人で同時編集することができます。
Google Drive
概要
Google DriveはGoogleの提供するオンラインストレージサービスです。PCやMacで作成したファイルの保存も便利ですが、同社の提供するオフィススイートGoogle Docsで作成したファイルの共同編集機能が非常に便利です。法人向けのG Suiteユーザーであればビデオ会議サービスのハングアウトミートも利用でき、費用対効果は非常に高いサービスといえます。
利用料金・容量
Googleアカウントがあれば15GB分は無料で利用できますが、法人用途の場合はG Suiteの契約を行うのがオススメです。ビジネス用に独自ドメインが利用できるGmailなど、様々なサービスがついて来るほか、プランとユーザー数によっては容量無制限になることもあります。
| プラン | 利用料金 | 容量 |
|---|---|---|
| G Suite Basic | 600円/月 | 30GB |
| G Suite Business | 1200円/月 | 無制限 （5ユーザー未満の場合は1人あたり上限1TB） |
| G Suite Enterprise | 3000円/月 | 無制限 （5ユーザー未満の場合は1人あたり上限1TB） |
共同編集機能
Microsoftの「ワード/エクセル/パワーポイント」に相当する「Google ドキュメント/Google スプレッドシート/Google スライド」のそれぞれにおいて共同編集ができるため、目的にあった形でコラボレーションをすることができます。
Box
概要
Boxは法人向けに提供されているオンラインストレージサービスです。
利用料金・容量
法人向けが主なターゲットではありますが、個人向けプランも存在します。法人向けは最小3名から申し込みが可能です。
| プラン | 利用料金 | 容量 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 個人ユーザー | 無料 | 10GB (1ファイルあたりの最大容量は250MBまで) | |
| Personal Pro | 1,200円/月 | 100GB (1ファイルあたりの最大容量は5GBまで) | |
| Starter | 550円/月 | 100GB (1ファイルあたりの最大容量は2GBまで) | 最小3人～最大10人 |
| Business | 1,800円/月 | 容量無制限 | 最小3人、上限なし Starterの全ての機能に加えて高度なユーザーレポートやカスタムブランド設定などが可能 |
| Business Plus | 3,000円/月 | 容量無制限 | 最小3人、上限なし Businessの全ての機能に加えて、社外コラボレータ数無制限、ユーザーアクティビティの完全な追跡など可能 |
| Enterprise | カスタマイズ内容次第 | 容量無制限 | 最小3人、社外コラボレータ数無制限、ワークフローの自動化などが可能 |
共同編集機能
BoxはMicrosoftオフィスとの親和性が高く、Box上に保存してあるWord/Excelの共同編集が可能です。また議事録/メモに特化したBox Notesというサービスも提供しており、こちらも目的に合った形でのコラボレーションが可能です。
まとめ
この記事ではオンラインストレージサービスのメリットについて説明し、オススメのオンラインストレージサービス3つを紹介しました。
