テレワークにFacebook提供「メッセンジャー」を使ってみよう！ | シゴトバ

ビジネスチャットにはメールだけでは実現できない機能が豊富です。賢く活用すればテレワークの作業効率を高められます。

その点で、新たにテレワークの普及とともにビジネスチャットを導入しようとしている、あるいは、すでに導入したけれども再選択を検討している導入担当者もいるかもしれません。

その際に、おすすめしたいツールが「Messenger」です。

Facebookの提供するチャットツールであり、認知度が高いという点で他のツールとは一味違う存在感を示しています。もとから利用登録済みの顧客や社員がいるので導入しやすく、仕事に必要な機能も豊富です。しかも、Messengerの意外な機能がテレワークに役立ちます

今回は、Messengerの機能やメリットを中心に説明していきます。使用時の注意点にも触れていますので、こちらも導入の検討材料としてみてください。

Contents

テレワークの作業効率を高めるMessengerの機能
テレワークにMessengerを導入するメリット
テレワークでMessengerを使用する際の注意事項
- プライベートなやり取りで生産性低下
Messenger以外のテレワーク向けチャットツール
まとめ

テレワークの作業効率を高めるMessengerの機能

Messengerはテレワークの作業効率を高めるのに必要な機能を網羅しています。早速、Messengerの機能を紹介しましょう。

既読を確認できる

受信者がチャット画面を開いてメッセージを見ると、送信者のチャット画面に既読を示すアイコンが表示されます。テレワークでは、伝達内容がきちんと届いたかを確認しづらいのが課題です。既読機能で相手が確認したと判断できれば、それを前提に仕事を進められるため、待ち時間を短縮できます。ただし、受信者がチャットを開いただけで、深く内容を把握しているとは限りません。安易な判断で仕事を進めてしまうことは厳禁です。

送信済みチェック機能

また、送信済みチェック機能もついており、正常に送信完了した場合にアイコンが表示されます。チャットでは、電波状態が悪くてテキストが送信できていなかったという事態はありがちです。一般のオフィスであれば、相手の反応を直接確認できるため、このミスに気付きやすいのですが、遠距離で行うテレワークではそうはいきません。ミスの発見が遅れた分だけ業務が停滞します。送信済み機能があるだけでもミスが減り、作業効率が上がります。

履歴を遡って閲覧できる

チャットの履歴がグループに残るため、招待されたメンバーも履歴を共有できます。他のメンバーが教えなくても情報共有できるので、それぞれが時間を割かなくて済みます。プロジェクトが発展し、新たなテレワーカーを増員するとなった際、この機能による作業効率の上昇が期待できます。

送受信メッセージを利用可能

長押しタップで送受信したテキストのコピーや転送ができます。メッセージを作成する際、履歴にあるテキストをコピーすればテキストを打つ時間を短縮できます。また、転送では、送信先をグループや個人から選択可能。必要な情報を関係者のみに素早く転送できます。テレワーカーはチャットを毎日使うので、これらの機能があるだけでも作業効率がだいぶ上がります。

テレワークにMessengerを導入するメリット

Messengerの意外な機能がテレワークに役立ちます。ここからは、Messengerを導入するメリットについてご紹介していきます。

情報漏えいの対策をしやすい

位置情報共有機能で盗難を防止

チャット内にある位置情報のアイコンをお互いにタップするだけで、やり取りする相手の位置をマップで確認できます。テレワークではカフェや公共施設で作業をする場合があります。会計をしている時やトイレに行っている際に、PCが盗まれる事態がないとはいい切れません。席を離れる際に管理者と位置情報を共有しておけば、仮に盗難にあってもPCの位置を確認して対策を打てます。Messengerの意外な機能がテレワークに役立つのです。

送信先を間違えた際に内容を削除可能

メッセージの削除機能は、送信内容に誤字脱字があったときに役立つ機能です。しかし、テレワークでは異なる機会に活躍します。例えば、チャットで社内情報を関係のないグループに送信してしまった場合です。その内容を削除して情報漏えいの被害を最小限に食い止められます。削除機能はテレワークにMessengerを導入するメリットの一つです。

勤怠管理に利用できる

テレワークの課題の一つが勤怠確認です。Messengerの意外な機能がそれに役立ちます。「オンライン機能」です。チャット利用時にアイコンに緑色のマークが表示される仕組みとなっています。マークをもとに勤務開始時刻と終了時刻を担当者がチェックするという勤怠管理が可能です。また、テレワークでは、メンバーが作業時間をごまかせてしまう欠点があります。その際にも、勤務時間内に仕事をしているかの確認に役立ちます。オンライン機能はテレワークの秩序を守る上で必須の機能です。

プロジェクトの方向性を共有可能

テレワークにMessengerの導入をおすすめできる理由の一つが、インターネットを利用して最大50人とのグループ通話できる点です。代表的なビジネスチャットの「Slack」は有料プランでも最大15名。比較すると規模の大きさがわかります。テレワークでは、全体の意思確認ができないことに各々が不安を感じがちです。この機能を利用すれば大規模な会議を開催し、プロジェクトの方向性を共有できます。しかも。遠方から出席する必要がなく、交通費や時間の節約が可能。そのうえ、通話無料で時間制限がないのも魅力的です。

テレワークでMessengerを使用する際の注意事項

Messengerの導入はテレワークの作業効率を上げます。しかし、管理の仕方を間違えると思わぬところで逆効果をもたらすこともあります。導入前に注意事項を確認してみましょう。

プライベートなやり取りで生産性低下

Messengerの高い認知度があだとなる場合があります。例えば、もとから私用で利用している社員が、仕事と無関係な連絡で作業効率を下げてしまうケースです。また、関係ないチャット内に社内情報を送ってしまい、情報漏えいをきたす場合も同様といえます。しかし、プライベートでの使用を管理者が辞めさせるのは、それぞれの都合から難しいかもしれません。したがって、既に使っているメンバーには、勤務時間内に私用でやり取りをしないというルールを義務づけましょう。また、これから導入するメンバーには、プライベートでの利用をはじめから禁止するという方針を徹底することが大切です。