テレワーク勤務と出社を組み合わせて働くハイブリッドワークをご存知ですか？こちらの記事ではハイブリッドワークの意味や、ハイブリッドワークを導入するメリット、ハイブリッドワークを導入する際の課題についてご説明します。また、ハイブリッドワークを成功させるためのコミュニケーションツールの選び方についてご紹介します。
Contents
ハイブリッドワークとは
オフィスへ出社し働く「オフィスワーク」と自宅やシェアオフィスなどオフィスから離れた場所で働く「テレワーク」を組み合わせた働き方を「ハイブリッドワーク」と言います。
由来
「ハイブリッド」とは異なるものの掛け合わせ・組み合わせによって生み出されるものという意味です。「オフィスワーク」と「テレワーク」という異なるものを掛け合わせた働き方という意味で、この言葉が生まれました。
英語でのニュアンス
英語(特にアメリカ)でも”時間”や”場所”に捉われない働き方という内容で、日本とほぼ同じ意味で「hybrid work」という言葉が用いられています。
ハイブリッドワークの普及
ハイブリッドワークの導入率
2021年3月に実施された調査によると、週5日勤務ではなく隔週以上の頻度で在宅勤務する会社員の割合が日本では約3割に達するという結果が出ています。コロナ禍においてワクチン接種が進むとともにハイブリッドワークも推進されている傾向にあります。
ハイブリッドワークの導入例
海外
Googleでは2021年5月よりオフィス勤務を週3日、残り2日は自由な場所で勤務できるハイブリッドワークを導入することを決定しました。また、申請をすれば100%在宅での勤務、観光地での業務なども行うことが可能です。
国内
福井県では、働き方改革の一環としてオンライン会議などのテレワーク環境を取り入れ、週 1回以上の在宅勤務を実施しています。遠方との打合せをオンライン会議にすることで、移動時間が不要となり業務の効率化にも繋がりました。
なぜハイブリッドワークを導入するのか
コロナ禍の影響
ハイブリッドワークが急激に広まった大きな要因は、新型コロナウイルスの感染拡大と言えます。オフィスや通勤電車を使う人を減らすなど、人の密集を避ける動きが進んでいく中でテレワークの導入が加速しました。しかし、一方でオフィス出勤をゼロにはできない企業も一定数存在するため、オフィスワークとテレワークが共存できるハイブリッドワークが普及したものと考えられます。
働き方改革
2018年には働き方改革関連法案が可決され、コロナ禍以前より国は４省庁（総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省）が中心となってテレワークの推進にあたっています。「テレワーク月間」や「テレワーク・デイズ」など、テレワークの普及のため様々なイベントも行われています。
ハイブリッドワークのメリット
まず会社側にとっての大きなメリットが社内コストを大幅に削減できることです。オフィスに出勤しない社員が増えれば、従来の大型オフィスを所有する必要はなくなります。
また、企業の人材確保にもハイブリッドワークは有効です。コロナ禍において多くの人がテレワークを経験したことで、毎日の通勤や会議室への移動時間など、移動にかけていた時間を節約したいと考える人が増えています。全くテレワークができない企業は今後優秀な人材確保が難しくなっていくと考えられるため、今後はますますハイブリッドワークが求められていくと考えられます。
ハイブリッドワークの課題
コミュニケーションを取りにくい
ハイブリッドワークになると、誰がいつどこで働いているのか非常にわかりづらくなります。そのため、気になることや相談したいことがあってもなかなか相手がつかまらないという問題が発生します。
勤務実態を把握しにくい
テレワークでは、社員それぞれの勤務実態の把握の難しさが課題に挙がりますが、ハイブリッドワークではオフィスワークも共存するため、正確な勤務実態の把握がより難しくなります。そのためオンラインでの勤怠管理システムの導入などが必要になります。
また、テレワークで働く社員同士やテレワークとオフィスワークの社員間でのコミュニケーション不足も発生しやすく、スムーズな情報交換が実現しにくいということも考えられます。
ハイブリッドワークを成功させるツールとは？
ハイブリッドワークを成功させるためには、テレワークの頻度を元に考えるとよいでしょう。
週１日テレワーク
コロナ禍以前に大企業でよく採り入れられていたスタイルです。週に１日だけのテレワークの場合、わざわざそのために新しいツールを導入する必要はないでしょう。
週に１日、テレワークの日＝集中して作業をする日として、どうしても必要があるときのみ連絡をとるスタイルでよいでしょう。
週２〜４日テレワーク
週２日以上テレワーク可という働き方になると、それまで採用できなかった人材確保の可能性が上がります。週２以上テレワークにしても大丈夫な体制を整えることで、2020年以降の新型コロナウイルス感染拡大や地震などの大規模災害におけるBCP（Business Continuity Plan: 事業継続計画）対策にもなります。
また、フリーアドレス制との併用によってオフィスコストの削減も視野に入ってくるでしょう。
一方、本格的に「誰がいつどこで働いているか分からない」状態になりますので、新たなツールの導入が必要になります。ここでは、ハイブリッドワークを成功させるためのコミュニケーションツールについて、選ぶ際のポイントについてご説明します。
1. 在席管理（ステータス表示）機能があるツールがよい
「誰がいつどこで働いているか分からない」と、チームでのコミュニケーションを非常に取りづらくなります。これを解決するのが在席管理機能とよばれる、「その人が今どういう状態にいるか」のステータスを表示する機能です。
チャットツール・バーチャルオフィスツール・音声通話ツールの１つの機能として備わっていることが多いです。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【おすすめツール６選】テレワークでのステータスが分かる！「プレゼンス機能・在席管理ツール」とは？導入メリット・機能を徹底比較
ここでは、ハイブリッドワーク向けのおすすめのツールをご紹介します。
2. 出社している人が使いやすいツールがよい
チャットツールであれバーチャルオフィスツールであれ、出社している人にとって使いやすいツールであることはハイブリッドワークを成功させるための最大の秘訣です。なぜなら、出社するとツールにログインすることが非常に面倒になってしまうからです。
一方、出社している人がログインしないと周囲の人からは「その人が今どこで何をしているのか」分からない状態になるため、非常にコミュニケーションがとりにくくなってしまいます。そのため、なるべく軽くて使っていてもストレスにならないツールを選ぶことが重要です。
3. 新メンバーの採用をしているなら、音声コミュニケーションがとりやすいツールがよい
新メンバーの採用を行なっていたり、他部署から異動してくるメンバーがいるチームの場合は会話しやすいツールを選ぶべきです。
新メンバーは業務やチーム、会社について分からないことだらけです。チャットツールなどのテキストを中心としたコミュニケーションは報告や連絡などの一方向のコミュニケーションには便利ですが、相談や確認などの双方向のコミュニケーションには不向きです。
一方、何年も同じメンバーで働き続けていて意識・知識の共有ができている場合、テキストでのやりとりをメインにしてたまにWeb会議というスタイルの方が効率が良いかもしれません。
まとめ
テレワークが普及する一方で、完全なテレワーク導入が難しい仕事も存在し、日本ではオフィスワークを好む企業も一定数存在しています。ハイブリッドワークではそういった方面への配慮をしながらテレワークの利点を取り込めるという柔軟性があります。
その企業に合わせた規約やシステムを整備し、テレワークによるデメリットや課題を補完していくことで、ハイブリッドワークが企業や個人のワークスタイルに合わせた柔軟性のある働き方として受け入れられやすくなるのではないでしょうか。
