テレワーク導入で期待できる生産性の向上や業務の効率化を実現するためには、オフィスワーカーとテレワーカー相互のコミュニケーションが必要不可欠です。
しかし、ツールやインフラの整備、テレワークに関する社内規定の策定はできていても、コミュニケーション不足に関する対策が進んでいない企業も少なくありません。
今回は、テレワーク導入に際して検討すべき社内コミュニケーションの課題について解説します。
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テレワークにおけるコミュニケーションの4つの課題
テレワーク導入に際し、企業が直面するコミュニケーションの課題を4つ紹介します。
ICTツールを使いこなす必要がある
オフィス勤務の場合、緊急の打ち合わせが必要になっても、社員が仕事の手を止めて会議室等に集まることは簡単です。
しかし、テレワークを導入することで、自宅勤務の社員とオフィスの社員が緊急に打ち合わせの必要があった場合、どうしてもテレビ・Web会議ツールやチャットツールを通さなければならなくなります。
ICTツールを活用するためには、前提として社内外のネットワークやインフラ、セキュリティーの部分を整備しなければならず、導入後は社員がある程度使いこなせる必要があります。
ツールに慣れている会社であれば問題ないかも知れませんが、普段からツールを使い慣れていない社員が多い会社では、「遠隔会議では議題が進まない」など、テレワーク導入を見送る理由にもなりかねません。
コミュニケーションのリズムが変わる
テレワーク導入について、未導入の企業では経営者・従業員ともに会話不足などの社内コミュニケーションが減ることを不安視する声が上がっています。
オフィスで仕事をする場合、上司や部下、同僚と仕事上のコミュニケーションを取るときは、すぐに相手のデスクに行ったり、会議室に招集したりすることができます。
一方、テレワークで自宅勤務をしている社員とコミュニケーションを取る場合、メールやチャット等で代用することになります。
コミュニケーション・ロスを解消するためには、これらコミュニケーションツールの使い分けが鍵となるでしょう。
しかし、社内であればすぐに反応が返ってくる会話も、メールやチャットではすぐに返信が返ってくるとも限らず、不便さもあってコミュニケーションがおろそかになりがちです。
コミュニケーションにおいて情報量が減る
テレワークを導入したものの、顔が見えない、情報共有が不十分といった課題が残っているゆえに、テレワーク社員との意思疎通が上手く行かないという会社は少なくありません。
普段はオフィスでできていた会話がメールやチャットに変わり、短文をやり取りすることはできても、返信のタイムラグなどもあって会話と同等の情報共有には限界があります。
テレワーク社員とリアルタイムで情報共有を行いたい場合は、ボイスチャット・テレビ・Web会議ツールやビデオ通話などを活用して、画面の向こう側に相手がいると実感できるコミュニケーションを図ることも重要です。
テレワーカーが孤独を感じる
テレワーク導入により、テレワーカー（特に在宅勤務者）となった社員の多くが、孤独を感じる傾向にあると言われています。
オフィスで働く社員とのコミュニケーションが減るだけではなく、在宅勤務という環境で外出も控えめ、自宅にこもりがちになるからです。
話し相手のいない自宅で働かなければならないということで、孤独感をおそれてテレワークで働くことに前向きになれない社員も少なくありません。
テレワーク導入を検討する際は、在宅勤務者が孤独を感じないように、こまめにリモート会議をしたり、電話で心配事や不安を聞いてあげたりして、密なコミュニケーションを取ることも重要です。
コミュニケーション不足はチーム力を低下させる
オフィスの社員、在宅勤務の社員のコミュニケーション不足は、チームや部署の生産性を低下することにつながります。コミュニケーション不足はテレワークにおける大きな問題であり、決して軽んじてはなりません。
コミュニケーションの機会が少ない、あるいはコミュニケーションがうまくいっていない組織や職場では、相互の信頼を得ることは難しいと容易に想像できます。
テレワーク導入で生産性の向上、業務の効率化を図ったものの、コミュニケーション不足でチーム力が低下していては、元も子もありません。
コミュニケーション不足は、組織として考えなければいけない優先課題として取り組みましょう。
テレワークでもコミュニケーションを増やすには
これまで見てきた４つの原因を、１つ１つ潰すことが重要となります。
- 社員全員が使うことのできる簡単なICTツールだけにする
- コミュニケーションリズムを変えない
→ チャットやメールではなく、会話を中心としたコミュニケーションを基本とする - コミュニケーション情報量の担保
→ Web会議、ビデオ通話などを取り入れる - 孤独感解消
→ なるべく同僚と話す機会を増やす
つまり、テレワーク中でも「どれだけオフィスと同じくらいの会話量をキープできるか」が重要となります。
シゴトバ では、こちらの記事でテレワーク中でも会話しやすくする工夫についてご紹介していますので、是非ご一読ください。
まとめ
テレワーク導入に際し、検討・解消すべきコミュニケーションの4つの課題を紹介しました。
在宅勤務の社員が増えることで、より社内外のコミュニケーションの必要性が増すということがご理解いただけたでしょうか。
テレワークを推進するための環境整備や社内規定の策定も重要ですが、同時にコミュニケーション不足の予防策も講じていきましょう。
