人気のビジネスチャットツールSlackをテレワークでも活用しよう!

働き方改革が行われるとともに、メールの代わりにビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。テレワークでも、業務効率を上げるだけでなく、遠距離の作業で生じる欠点を補うために利用できることから、ますます注目を集めています。

ただ、ツールを導入する際、さまざまな種類があり、不適切なものを選ばないように注意が必要です。すでに、別のツールの導入がうまくいかずに、再度検討しているかたもいらっしゃるかもしれません。

そこで、テレワークの推進担当者におすすめしたいのが、「Slack」です。直感的かつシンプルであり、機能を拡張できる点が他のツールより優れています。

本記事ではSlackの真骨頂とも呼べる機能の拡張についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

それでは早速、Slackの機能や導入するうえでのメリットを紹介していきます。また、使い方の注意点もありますので、こちらも導入の前に目を通すことをおすすめします。

Slackの特徴的な機能

他の進捗管理ツールと比較しやすいように、Slackならではの特徴的な機能を紹介します。

botの追加でチャットの機能が広がる

Slack上で動作するbot(プログラム)を別のサービスから導入し、チャット内で利用できる機能を追加できます。例えば、チャンネル内でアンケートを取る機能や、イベントの出欠を取る機能、簡易的なミーティングをする機能などです。宛先や内容、日時などの情報を設定するだけで、チャンネル内のメンバーに通達し、目的に応じた返答を促してくれます。

他のアプリで機能を拡張できる

Slack内で、他のアプリの機能を取り入れて拡張できます。いちいち別のタブを開く必要がなく、業務時間を短縮できるのがメリットです。

例えば、Slack用のGoogleDriveアプリを活用すれば、Slack内でGoogleDrive内のファイルにアクセスしたり、コメントを追加したりできるようになります。

そのほか、DropBoxをはじめ、連携しているアプリは1,500点以上あります。特にSlackと相性が良いアプリにTrelloというタスク管理ツールがあります。連携すればTrelloでのタスク管理をSlackに反映させられます。

リマインダー機能がある

送信先、内容、日時を指定することで、設定どおりにリマインドしてくれます。送信先は自分や他のメンバーだけでなくチャンネル自体を設定できます。日時は時刻や日付だけでなく、頻度まで設定できます。リマインド設定したい場合は、メッセージフィールドに/remindと入力します。入力テンプレートが表示されたら、必要な情報を入力するだけです。

テレワークでは、身近にリマインドしてくれる上司がいません。締め切りを間違えるという不測の事態が起きやすく、プロジェクト全体に影響がでることもあります。Slackのリマインダー機能はテレワークでの生命線となるかもしれません。

テレワークでSlackを使うメリット

Slackがどのようにして、テレワークの業務効率を向上させたり、欠点を補えたりするのか、メリットについて説明していきます。

勤怠管理ができる

勤怠管理の代表的サービスにジョブカンがあります。出退勤や休憩時間など打刻できます。ICカードやLINEなどをはじめとしたさまざまな打刻方法がありますが、Slackもその一つです。連携すればチャット内で打刻ができるようになります。オフィスで打刻できないテレワークの欠点を克服できるのは、Slackを導入するメリットといえるでしょう。

連絡ミスが減る

チャンネルごとにプロジェクトを決めて、チャットを行う参加者をまとめられます。そのため、テレワーカーは招待されたチャンネル内のみで報告や質問をすればよいことになります。また、ファイルのアップロードも、同様のチャンネル内でドラッグ&ドロップ方式で行うため、提出場所も間違えにくいです。チャンネルのおかげで連絡ミスが減りやすくなり、業務効率が上がります。

共有度の低下を補える

テレワーカーは、オフィスで働かないため、作業に対する共有度が低下しがちです。チャットを通しても、テキストだけでは伝わりづらいことがあり、不十分といえます。

その点、Slackには音声通話とビデオ通話機能が備わっているため、説明不足を補いやすいです。また、画面を共有しながら話すことができ、お互いに資料を見ながら効率的にやりとりすることも可能で、オフィスで働いているようにテレワークを行えます。

テレワークでSlackを使用する際の注意点

ここまでSlackの便利な点を挙げていきましたが、当然、導入の際に注意しなければならないことがあります。

使用するチャットツールを統一しないと情報が分散する

Slackを導入しても、馴染みのあるツールを利用し続ける社員もいます。そのまま放置すると、情報が分散し、管理者の知らないところで情報漏えいが起こる可能性が出てきます。

テレワークでは、管理者が同じ場所で作業できないため、このような事態を把握しづらく、注意が必要です。そのため、導入に合わせて使用するビジネスチャットツールを統一することをおすすめします。

端末の紛失をすると情報漏えいが起こる

Slackは端末があればアクセスできます。例えば、個人が持っているスマホなどが良い例です。したがって、スマホを紛失したり、他者に画面をのぞかれたりすると、情報漏えいになります。

テレワーカーは社外で端末をいじる機会が多く、このようなリスクはさらに高まるといえるでしょう。よって、テレワークのメンバーには、外出時の利用は極力控えさせたり、決められた端末でアクセスさせたりするなど、使い方を制限する必要があります。

ルールを決めないと生産性が低下する

コミュニケーションが密にとれる反面、私的なやりとりが増加しやすく、業務の生産性が低下してしまうケースがあります。具体的に、不必要なやりとりで重要な要件が埋もれてしまうことはありがちです。

また、業務時間外のやりとりにより、テレワーカーの疲労がたまりやすくなる点も問題です。便利なツールを有効に生かすためにも、最低限のルールを取り決めるようにしましょう。

料金体系

フリープラン(0円)

・チャンネル数:無制限

・検索可能メッセージ数:直近の10,000メッセージ

・アプリ連携数:10点

・音声通話とビデオ通話:一対一のみ

・ファイルストレージ:合計5GB

スタンダードプラン(850円)

・チャンネル数:無制限

・検索可能メッセージ数:無制限

・アプリ連携数:無制限

・音声通話とビデオ通話:参加者最大15名

・ファイルストレージ:チームメンバーあたり10GB

プラス(1,600円)

・チャンネル数:無制限

・検索可能メッセージ数:無制限

・アプリ連携数:無制限

・音声通話とビデオ通話:参加者最大15名

・ファイルストレージ:チームメンバーあたり20GB

 

まとめ

Slackはテレワーカーの情報共有を助ける優秀なツールです。しかし、便利な機能があっても使い方がわからなければ意味がなく、自由に使いすぎても情報漏えいにつながる恐れもあります。導入後は、使い方についてガイダンスを行うようにしましょう。