テレワーク導入を成功させるためにクリアすべき課題とは?ー注意すべきポイントと対策ー

業務の生産性の向上や、社員のQOL(Quality of Life)の向上など、様々な効果が期待できるテレワークですが、いざ社内で導入するとなるとクリアしなければならない様々な課題があります。この記事では、テレワーク導入担当者向けに、テレワークを導入する際に想定される課題について、注意するべきポイントとその対策についてまとめました。

テレワークとは

テレワークとは、時間や場所にとらわれない働き方のことです。

情報通信技術(ICT : Internet Communication Technology)の発展によりインターネットを介して地理的に遠くの人と働くことが可能になり、オフィスの外(自宅やカフェ、サテライトオフィスなど)で働いたり、国外の仲間と働いたり、従来の働き方と違う様々な就業形態が可能になりつつあります。

課題1.働き方の変化に対して、社員が不安を感じる

テレワークに限った話ではありませんが、社内で何か新しいことを始めようとすると、今までの働き方を変えなければならない(かもしれない)ため、新しいことを始める労力の負担や変化に対して不安を感じる人達がいます。そのような人々にとってテレワークの導入は心理的な負担となり、導入に対して消極的になったり、中にはテレワークの導入を阻止しようとする反対勢力になってしまう可能性もあります。

そのような事態を防ぐため、導入担当者は以下のような対策をする必要があります。

対策1.テレワークに関する社内教育を行う

このような懸念・不安の原因はテレワークに対する理解が乏しいことです。テレワークを導入する前にテレワークに関する教育を充実させて知識の平準化を図りましょう。特に、企業がテレワークを導入する目的について明確にすることが重要です。目的の中にBCP(業務継続)対策が含まれることなど、テレワーク導入が一部の人への優遇ではなく、全社的な経営戦略であると理解してもらうことが大事です。テレワーク導入のための社内教育については、以下の記事を参考にしてください。

【導入担当者向け】テレワーク導入のための教育・研修のポイントまとめ

対策2.テレワークのトライアルをする

テレワークを全社的に導入する前にトライアル(テレワークの試験導入)を行いましょう。特に、変化に不安を感じる社員にこそ、実際に一緒に経験してもらうことが大変重要です。

また、トライアルで得られた効果を視覚化することで、感じている懸念が問題にはならないことを示すことができます。そのような視覚化された効果やノウハウを社内で横展開することによりテレワーク導入が促進されます。

課題2.労働時間管理が難しい

テレワークで働いている場合、オフィスとは違って直接見て管理することができなくなります。そのため、テレワークで働いている社員の時間管理が難しくなるというデメリットがあります。

いつ仕事を開始して終了したのか、いつ仕事をしているのか、どれぐらい仕事をしているかを把握することが難しいため、以下のような対策をしましょう。

対策1:始業・終業時の連絡

タイムカードと同じようなイメージで、就業開始時と終了時に上司にメールやチャットなどで連絡をする方法です。これにより、働きすぎを管理・抑制することもできます。

対策2:労働時間管理ツールの利用

実際にいつ仕事をしているのか、どれぐらい仕事をしているかを把握するためには、労働時間管理ツールを利用しましょう。ツールによっては、パソコンで作業している時間を自動計測することもできます。

テレワークのための労働時間管理ツールが多く出回っていますのでそれらを利用することでこの問題が解決できます。

対策3:運用ルールの策定

ただツールを導入だけでは不十分です。運用ルールを決めて、テレワーカーの勤務時間が正しく管理できるように工夫する必要があります。

テレワーク向けの勤怠管理ツールについては、こちらの記事にまとめています。

テレワークにおける勤怠管理ツール選びのポイントとオススメツール5選

課題3.人事評価が難しくなる

テレワークでは、管理者から離れて仕事をするため勤務態度や進捗状況の把握や評価が難しくなります。

単に就労時間だけで管理して評価する企業もあるかもしれませんが、多くの企業は成果や仕事ぶりを管理しながら評価をするためテレワークでもオフィスと同様に人事評価を行えるようにすることが不可欠です。

対策:成果物を可視化する

成果物を明確に定義し可視化することで、部下と上司が仕事の進捗を共有できるような仕組みを作る必要があります。

また成果物がパソコンで生成されるような場合はソフトウェアツールを使うことで自動的に客観的な進捗状況を収集することができ進捗管理の労力を減らすこともできます。

課題4.コミュニケーション不足になりやすい

コミュニケーション不足で情報の伝達がうまく行かなくなったり、孤独感を感じてしまうことも課題のひとつです。

対策:オフィスと同じような環境をつくる

できるだけオフィスと同じような環境になるように、相手の顔が見えて会話をしたり、資料なども簡単に視覚化・共有化できるようにする必要があります。そのためにはビデオ会議ができる環境が必要になります。できるだけ相手の考えていることが伝わるようにテキストや音声だけでなく、視覚でも情報が伝わるようにすることが大事です。また、いつでも手軽にコミュニケーションがとれて誰とでも会話が行える環境を提供できることにより孤独感も解消できます。

テレワーク向けビデオ会議ツールについては以下の記事を参考にしてください。

テレワーク向けweb会議・テレビ会議ツール3選【appear.in・Zoom・V-Cube】

課題5.より強固なセキュリティが必要となる

テレワーク制度を導入すると、勤務者が勤務者の自宅やサテライトオフィスなど会社の外で仕事を行うことになるため、PCなどのハードウェアの管理、情報漏洩を防ぐための対策が必要です。

対策:適切なレベルのセキュリティを確保する

セキュリティ確保のためには様々な課題を認識した上で対策を練る必要があり、網羅的に検討するのは大変です。もしあなたがテレワークのセキュリティ対策を検討しているのであれば、総務省が公表しているテレワークセキュリティガイドラインを参照してみてはいかがでしょうか?テレワークセキュリティガイドラインは全61ページですが、どこに注目して使うべきかこちらの記事にまとめましたのでご一読ください。

【クイック解説】テレワークセキュリティガイドラインとは?

まとめ:テレワークの課題解決にはツールの導入・ルールの策定が必要

テレワーク導入における様々な課題を解決するためには、ソフトウェアツールやクラウドサービスの導入とともに、運用ルールの策定が必要です。

テレワーク関連ツールの導入

日本テレワーク協会が無償で提供している冊子「テレワーク関連ツール一覧(※)」がテレワークに必要なツールを用途別に網羅しており、ツール選択において助けとなります。

ソフトウェアツールの導入コストの問題もありますが、多数提供されている無料ツールの利用やテレワーク導入による削減コストの一部を導入に回すことで導入コストの問題を解決することもできます。

※日本テレワーク協会のWebサイトに資料請求の方法が記載されています

テレワーク運用ルールの策定

こちらの記事では、テレワーク制度を導入するにあたってどのような項目について決めるべきかまとめています。参考にしてください。

【導入担当者向け】テレワーク社内規程・運用ルール作成のポイントまとめ